KETERAMPILAN MENULIS SURAT
MAKALAH
Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Keterampilan Berbahasa dan Bersastra Indonesia
Dosen Pengampu : Dra Hartati, M.Pd
Disusun Oleh:
1) NUR ELVI SHAHRA (1401512001)
2) POPIYANTI DJAMA SUHADI (1401512006)
3) CLAUDIA KARTIKASARI (1401512019)
4) AFDZOL ALIEF FIL’ARD (1401512021)
PENDIDIKAN GURU SEKOLAH DASAR
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2013
KATA PENGANTAR
Puji syukur penyusun panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul Keterampilan Menulis Surat. Makalah ini diajukan guna memenuhi tugas mata kuliah Keterampilan Berbahasa dan Bersastra Indonesia.
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga makalah ini dapat diselesaikan sesuai dengan waktunya. Makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini.Semoga makalah ini memberikan informasi bagi masyarakat dan bermanfaat untuk pengembangan ilmu pengetahuan Keterampilan Berbahasa dan Bersastra Indonesia.
Semarang, Mei 2013
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Keterampilan menulis adalah salah satu dari empat keterampilan berbahasa yang mesti dimiliki dan dikuasai oleh seorang guru bahasa, karena keterampilan ini merupakan keterampilan yang aplikatif dalam kehidupan sehari-hari sebagaimana keterampilan lainnya yaitu menyimak, berbicara, dan membaca. Salah satu bentuk komunikasi bahasa tulis adalah komunikasi melalui surat. Surat yang baik adalah surat yang memiliki gagasan atau ide yang jelas. Artinya pesan atau informasi yang disampaikan oleh penulis dapat dipahami oleh sang pembaca.Hal penting yang harus diperhatikan agar informasi yang disampaikan oleh penuls dapat dipahami oleh pembaca sesuai dengan maksudnya adalah bahasa yang digunakan dalam menulis surat harus baik dan benar sesuai dengan kaidah bahasa. Oleh karena itu,setiap menulis dituntut untuk menguasai prosedur penulisan surat, sehingga dari sudut pandang bahasa dapat dikatakan bahwa surat itu efekttif. Selain itu, informasi atau pesan yang disampaikan lebih mudah dipahami.
Realita yang ada menggambarkan bahwa prosedur penulisan surat kurang mendapat perhatian. Bahkan pemerintah melalui pusat pembinaan dan pengembangan bahasa dalam melakukan penyuluhan dari berbagai macam instanssi pemerintah belum membuahkan hasl yang maksimal. Hal ini disebabkan oleh realita yang sering terjadi dimasyarakat bahwa prosedur penulisan bahasa surat yang digunakan terdapat ketdak sesuaian dengan kaidah-kaidah bahasa surat yang berlaku, khususnya dari ejaan yang dipergunakan.
Salah satu cara untuk mengantisipaisi hal ini adalah melalui pembelajaran mengenai prosedur penulisan surat sejak dini atau usia sekolah ,sehinnga dalan lingkungan sekolah siswa dibekali oleh berbagai ilmu pengetahuan khususnya mengenai penggunaan bahasa dalam menulis surat. Penulis menyadari bahwa keterampilan menulis amatlah sukar karena banyak hal yang diperhatikan seperti ejaan, tanda baca , diksi dan sebagainya.
Salah satu cara untuk mengantisipaisi hal ini adalah melalui pembelajaran mengenai prosedur penulisan surat sejak dini atau usia sekolah ,sehinnga dalan lingkungan sekolah siswa dibekali oleh berbagai ilmu pengetahuan khususnya mengenai penggunaan bahasa dalam menulis surat. Penulis menyadari bahwa keterampilan menulis amatlah sukar karena banyak hal yang diperhatikan seperti ejaan, tanda baca , diksi dan sebagainya.
B. Rumusan Masalah
Dalam makalah ini adapun yang akan dibahas sebagai berikut :
1) Jelaskan yang dimaksud dengan hakikat surat ?
2) Jelaskan fungsi surat ?
3) Jelaskan jenis-jenis surat ?
C. Tujuan
Pada pembuatan makalah ini bertujuan untuk :
1) Mengetahui pengertian hakikat surat ?
2) Mengetahui fungsi surat ?
3) Mengetahui jenis-jenis surat ?
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Hakikat Surat
Surat pada hakikatnya adalah suatu bentuk komunikasi tulis antara seseorang dengan orang lain, seseorang dengan instansi atau lembaga atau organisasi atau antara suatu instansi atau lembaga atau organisasi dengan instansi atau lembaga atau organisasi.
Sarana Komunikasi tertulis setidaknya melibatkan dua pihak :
1. Pengirim surat : perorangan atau instansi
2. Penerima surat : juga perorangan atau instansi atau lembaga atau organisasi
Sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis, surat mempunyai unsur yang terlibat di dalamnya, yaitu:
- Pengirim, yaitu orang atau organisasi yang menyampaikan pesan.
- Pesan, yaitu isi surat berupa informasi, instruksi, gagasan, atau perasaan pengirimnya.
- Penerima, yaitu orang atau organisasi yang menerima pesan
- Saluran, yaitu bagaimana pesan tersebut diformulasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format yang sesuai dengan keperluan.
Pengetahuan surat menyurat sangat diperlukan bagi setiap orang. Pengetahuan surat menyurat tidak hanya berkaitan dengan format dan jenis surat, tetapi juga berkaitan dengan pengetahuan tentang penggunaan bahasa tulis yang efektif. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.
B. Fungsi Surat
Fungsi surat mencakup 5 hal yaitu : sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja.
Pendapat lain, Semi (1989:204) menggemukan 5 fungsi surat :
1. Surat sebagai pengganti diri atau sebagai duta organisasi atau jawatan, yang dipandang sebagai pencerminan watak, kepribadian, kebijaksanaan, serta kondisi intern suatu organisasi.
2. Surat sebagai bukti tertulis, yang dapat dipergunakan sebagai pegangan, misalnya surat-surat perjanjian, surat kuasa.
3. Surat sebagai pedoman kerja, misalnya surat keputusan, instruksi, surat perjanjian kerja.
4. Surat sebagai sumber data, alat pengingat, atau berfikir, seperti surat resmi yang diarsipkan.
5. Surat sebagai bukti sejarah, misalnya surat-surat dalam arsip lama sebagai sumber untuk mengetahui perkembangan organisasi atau jawatan masa lampau.
Secara lebih khusus dapat pula dijelaskan fungsi surat resmi menyatakn bahwa surat mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut :
1. Surat sebagai bukti nyata hitam diatas putih terutama surat-surat perjanjian.
2. Surat sebagai alat pengikat karna surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.
3. Surat sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.
4. Surat sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat dalam surat dapat berbentuk pernyataan, pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, permohonan, laporan, dan lain-lain.
C. Jenis-jenis Surat
Surat mempunyai banyak fungsi, maka dapat dikelompokkan atau digolongkan menurut jenisnya, yaitu:
Ø Menurut kepentingan dan pengirimnya :
a) Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas
b) Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:
1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
- Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
-Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
-Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
-Hal, berupa garis besar isi surat
-Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
-Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
-Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
-Isi surat
- Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
-Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
-Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
-Hal, berupa garis besar isi surat
-Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
-Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
-Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
-Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
- Penutup surat
Penutup surat, berisi:
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
-Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
- Penutup surat
Penutup surat, berisi:
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
-Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
c) Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat selalu berkaitan dengan niaga/bisnis. Ciri-ciri surat dagang dan surat kuasa :
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat selalu berkaitan dengan niaga/bisnis. Ciri-ciri surat dagang dan surat kuasa :
1. ditulis secara resmi
2. menggunakan kata-kata yang sopan dan menarik
3. bersifat simpatik
4. apabila merupakan surat transaksi bernominal besar,biasanya menggunakan materi
5. dapat dilimpahkan kepada orang lain
6. dapat bertindak atas nama pribadi dan instansi
7. ditulis di atas kertas bersegel/materai
Bagian-bagian surat kuasa :
Bagian-bagian surat kuasa :
1. kop surat
2. judul dan nama surat
3. pihak yang memberi kuasa
4. data pribadi yang memberi kuasa
5. pihak yang diberi kuasa
6. data pribadi yang diberi kuasa
7. isi dan batasan-batasan kewenangan yang diberikan
8. tanggal pembuatan
9. tanda tangan pihak yang memberi kuasa
10. tanda tangan pihak yang diberi kuasa penagihan.
d) Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.
Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu
e) Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:
1. Kepala surat
2. Tempat dan tanggal pembuatan surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu : paragraf pembuka,isi surat,paragraf penutup
9. Salam penutup
10. Tanda tangan dan nama terang
Ø Menurut isinya :
Surat dapat dikelompokkan menjadi pemberitahuan, keputusan, pemerintah, panggilan, perjanjian, laporan, pengantar, peringatan, penawaran, pesanan, undangan dan lamaran pekerjaan.
Ø Menurut sifatnya :
a) Biasa yaitu isi dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju.
b) Terbatas (konfidensial) yaitu isi hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.
c) Rahasia yaitu isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju.
Ø Berdasarkan banyaknya sasaran :
Surat dapat dikelompokkan menjadi biasa, edaran dan pengumuman
Ø Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya :
Surat terbagi atas biasa, kilat dan kilat khusus
Ø Berdasarkan wujudnya :
Surat terbagi atas bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram, teleks, faksimile, memo dan nota.
Ø Berdasarkan ruang lingkup sasarannya :
Surat terbagi atas intern dan ekstern
Surat Intern yaitu surat yang berasal dari dan ke sesama bagian dalam lingkup. Surat Ekstern yaitu surat yang berasal dari dan untuk instansi lain luar.
Kemajuan teknologi saat memberi alternatif dalam penyampaian pesan melalui internet seperti email maupun handpone lewat SMS. Namun surat konvensional tetap mempunyai arti penting sebagai bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan), surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diarsipkan untuk kepentingan lain kelak di kemudian hari.
BAB III
PENUTUP
A. Simpulan
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.Selain itu, surat dapat juga diartikan sebagai pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan menyampaikan informasi kepada pihak lain dan merupakan alat komunikasi tertulis yang menyangkut kegiatan tugas dan kegiatan instansi. Kata ‘surat’ berarti kertas yang ditulis atau dengan kata lain surat adalah kertas yang berisi tulisan. Jika kita berbicara tentang tulisan maka kaitannya adalah dengan bahasa. Bahasa pada hakikatnya adalah alat komunikasi. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa seseorang membuat atau menulis surat dengan tujuan mengomunikasikan sesuatu kepada orang lain. Secara garis besar surat dapat dikelompokkan menjadi surat pribadi, surat dinas, dan surat yang dibuat untuk
Surat lamaran sebenarnya merupakan salah satu surat pribadi hanya surat ini memiliki tujuan khusus yaitu untuk memperoleh suatu pekerjaan.
Surat lamaran sebenarnya merupakan salah satu surat pribadi hanya surat ini memiliki tujuan khusus yaitu untuk memperoleh suatu pekerjaan.
B. Saran
Surat memiliki kesamaan dengan media-media komunikasi seperti yang lain. Di harapkan dalam memahami keterampilan menulis surat ini di tanamkan pada diri sejak duduk di bangku sekolah, karena manfaatnya akan terasa jika sudah memasuki dunia kerja khususnya dalam sebuah lembaga.
DAFTAR PUSTAKA
Sundusiah, Suci. (2005). Meningkatkan Keterampilan Menulis Surat (Korespondensi) Siswa Kelas IV SDN Cimareme II Kabupaten Bandung dengan Pendekatan Multiple Intelligences Howard Gardner
Yunus, M. (2002). “Surat Menyurat” dalam Keterampilan Dasar Menulis Modul.
Jakarta: Pusat Penerbitan UT
Tidak ada komentar:
Posting Komentar